Mein papierloses Büro. Dokumente mit iDocument verwalten [Mac OS X]

Gestern habe ich angerissen, wie ich lange meine Dokumente auf dem Rechner verwaltet habe – ganz banal per Ordner. Ist im „richtigen“ Leben ja nicht anders. Mac-Nutzer werden jedoch eine Software schätzen kennen lernen (wtf), die man auch gut als das „iTunes für Dokumente“ bezeichnen könnte: iDocument.

Direkt nach dem ersten Start fragt euch iDocument wie ihr eure Dokumente verwalten wollt: Entweder per Import, sprich: einen festen Ordner für eure Dokumente. Sämtliche Dateien, die ihr dann dort hineinlegt, werden automatisch erkannt und importiert. Alternativ könnt ihr neue Dokumente auch einfach per Drag’n’Drop in eure Bibliothek ziehen.

Beim erstmaligen Import scannt iDocument eure Dokumente und taggt diese vor. Klappt in der Regel recht gut – auch wenn hier und da nachgebessert werden muss. Ebenso ist es möglich, für den Import Regeln aufzustellen. Also zum Beispiel „wenn du Unitymedia findest, dann mit „fernsehen, telefon, internet“ taggen“ oder so sowas eben. Wenn das, dann das.

Ebenso lassen sich auch Eingangsordner bestimmen, sprich Ordner, in denen ihr Dokumente einfach nur ablegen müsst und diese dann importiert werden. Ob die Originale dann gelöscht werden sollen, bleibt euch überlassen.

Aber, zurück zur Oberfläche die wie man erkennen kann, recht iTunes-like ist. Und so arbeitet sie eben auch und so lässt sich mit ihr arbeiten. Links hat ihr eben eine Seitenleiste, in der euch neben einigen Kategorien (Dokumente, Letzte Importe, Markierte, und so weiter) auch eure Regeln, Sammlungen, Eingangsordner und eben auch eure Tags angezeigt werden.

Sammlungen sind übrigens nichts anderes als Smart Folders. Sprich: Ihr vergebt Regeln und bekommt dann eben Dokumente angezeigt, die den Regeln entsprechen. So zeigt mir „2011“ eben alle Dokumente an, die zwischen dem 01.01.2011 und dem 31.12.2011 erstellt wurden. Klappt natürlich nur, wenn es auch an dem Tag erstellt wurde.

Ansonsten, was finden wir sonst noch so? Die Vorschau ist altbekannt und quasi „Quick Look“ in iDocument integriert.

Ein kleines Extra bietet iDocument ebenfalls noch an: Das Scannen und Erfassen von Dokumenten direkt im Programm. Läuft sogar ebenfalls sehr rund.

iDocument ist eben sehr einfach und schlicht gehalten und alles andere als überladen. Was mir persönlich fehlt ist eine anständige Suche. Sofern man nichts in die Beschreibung eingegeben hat oder die Datei entsprechend benannt hat, findet man nichts. Es wird also nicht innerhalb des Dokumentes gesucht – schade, erkennt iDocument doch immerhin die Dokumente.

Positiv fest zu halten ist noch eine Dropbox-Integration und die Möglichkeit, die Geräte aufs iPhone synchronisieren zu lassen. Also nicht über eine Cloud, sondern die Dateien liegen direkt auf eurem Smartphone.

Fazit? iDocument sieht schick aus, passt optisch zu iTunes und iPhoto und ist einfach zu handhaben. Der Nachteil ist für mich jedoch die fehlende „In-Dokument-Suche“, die leider auch das integrierte Scanntool, die Dropbox-Anbindung und die iPhone-App nicht ausmerzen können – und mit htm/html-Dateien kann es übrigens auch nichts anfangen. Zumal das Tool auch noch rund 50 US-Dollar kostet (kann 15 Tage lang getestet werden). Wird sicherlich Freunde finden, aber ich persönlich würde dann eher eine Ordnerstruktur nutzen – ich bin kein Freund von vielen Tags und Co.

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Zum Artikel im Blog: Mein papierloses Büro. Dokumente mit iDocument verwalten [Mac OS X]

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